Die E-Mail kommt von Ihrem größten Kunden, im Anhang der jährliche Lieferantenfragebogen. Frage 14: „Bestätigen Sie, dass Ihre Produkte die Anforderungen der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 erfüllen, die ab Januar 2027 die Maschinenrichtlinie ablöst?“ Sie öffnen Ihr Rechtskataster – eine Excel-Datei mit dem Namen „Rechtskataster_QM.xlsx“. Dort steht in Zeile 7: „Maschinenrichtlinie 2006/42/EG – Konform: Ja“. Von der neuen Verordnung steht da nichts. Und neben dem „Ja“ steht: kein Datum, kein Name, keine Notiz, was eigentlich geprüft wurde.
Sie scrollen die Liste durch. Vierzig Zeilen, vierzig Mal „Ja“. Die Datei wurde zum Erstaudit angelegt, das ist vier Jahre her. Der Kollege, der sie befüllt hat, ist inzwischen in Rente. Seitdem hat sich einiges geändert – im Unternehmen und in den Vorschriften. Nur die Datei nicht.
Eine Behauptung ist kein Nachweis
So sieht das Rechtskataster in vielen Betrieben aus, und es ist ein sehr verständliches Ergebnis: Wer ein Rechtskataster erstellen muss, tut das meist einmal, unter Zeitdruck, vor einem Audit. Danach hat die Liste ihren Zweck scheinbar erfüllt und wird nie wieder angefasst. Genau dadurch verliert sie ihren Wert – denn ein „Konform: Ja“ beantwortet nur die Frage, die niemand stellt. Die Fragen, die im Audit tatsächlich kommen, lauten anders: Wer hat das geprüft? Wann? Woran wurde es festgemacht? Und: Wann wird das nächste Mal geprüft?
Auf keine dieser Fragen hat die Ja-Spalte eine Antwort. Ohne Datum und Verantwortlichen ist die Konformitätsaussage eine Behauptung, kein Nachweis. Dazu kommt das eigentliche Risiko, das mit dem Audit gar nichts zu tun hat: Gesetze und Verordnungen ändern sich, während die Liste stillsteht. Die Maschinenverordnung ist dafür nur das aktuellste Beispiel. Wer erst durch den Fragebogen eines Kunden von einer Änderung erfährt, hat die Kontrolle über seine bindenden Verpflichtungen bereits abgegeben – im ungünstigen Fall kann daraus mehr werden als eine unangenehme Antwortmail.
Was die ISO 9001 verlangt – und was nicht
Das Wort „Rechtskataster“ kommt in der ISO 9001 übrigens gar nicht vor. Die Anforderung dahinter aber sehr wohl, und zwar an mehreren Stellen. Kapitel 4.2 verlangt, die relevanten interessierten Parteien und deren Anforderungen zu bestimmen – ausdrücklich vor dem Hintergrund, dass die Organisation beständig Produkte liefern kann, die auch „die zutreffenden gesetzlichen und behördlichen Anforderungen erfüllen“. Und die Norm sagt dort noch etwas Entscheidendes: Die Informationen über diese Anforderungen sind zu überwachen und zu überprüfen. Ein Blatt, das einmal befüllt wurde, überwacht nichts.
Kapitel 8.2.2 zieht dieselbe Linie ins Produkt: Bei den Anforderungen an Produkte und Dienstleistungen müssen die zutreffenden gesetzlichen und behördlichen Anforderungen festgelegt sein. Und Kapitel 6.1 verlangt, aus den Themen und Anforderungen der Kapitel 4.1 und 4.2 Risiken und Chancen abzuleiten – eine nicht erfüllte Rechtspflicht ist ein Risiko wie aus dem Lehrbuch. Wie diese Kapitel im Gesamtbild zusammenhängen, zeigt „ISO 9001 einfach erklärt„.
Wer zusätzlich nach ISO 14001 zertifiziert ist, kennt die Anforderung in schärferer Form: Dort müssen die bindenden Verpflichtungen als dokumentierte Information vorliegen (Kapitel 6.1.3), und Kapitel 9.1.2 verlangt ausdrücklich, die Einhaltung regelmäßig zu bewerten und die Ergebnisse als Nachweis aufzubewahren – inklusive der Festlegung, wie häufig das geschieht. Für das Qualitätsmanagement ist das eine gute Blaupause: Genau diese Systematik macht aus der Liste einen Nachweis.
Wie ein Rechtskataster aussieht, das lebt
Das Prinzip ist unabhängig von jeder Software, und es besteht aus vier Bausteinen. Erstens gehört zu jeder Vorschrift mehr als ihr Name: die Quelle und Fassung, die konkrete Anforderung an Ihr Unternehmen und die Kontrollmaßnahme, mit der Sie sie erfüllen – also nicht „ProdSG: konform“, sondern „ProdSG: CE-Konformität im Freigabeprozess sichergestellt, Rückrufprozess definiert“. Zweitens hat jede Vorschrift einen Verantwortlichen mit Namen, nicht „QM“ als Sammelstelle. Drittens hat jede Vorschrift ein Prüfintervall, und jede Überprüfung wird mit Datum, Prüfer und Ergebnis festgehalten – damit aus „Konform: Ja“ ein „Konform: Ja, geprüft am 14.04. von der Technischen Leitung“ wird. Viertens hat eine festgestellte Lücke eine Konsequenz: Sie wandert als Risiko oder Maßnahme in die Verfolgung, statt als „teilweise“ in der Tabelle zu überwintern.
Eine gute Rechtskataster-Vorlage bildet diese Spalten ab – daran scheitert es selten. Woran es scheitert, sind die Fristen: Excel weiß nicht, dass die Prüfung der Störfall-Zeile seit fünf Monaten überfällig ist, und sagt es erst recht niemandem. Dasselbe Muster kennen Sie vielleicht aus der Instandhaltung, wo nicht terminierte DGUV-Prüfungen auf die gleiche stille Art zum Problem werden.
So macht es die QVM-Software
Im Rechtskataster der QVM Audit-Software ist die unbequemste Kennzahl deshalb die sichtbarste: „Konform ohne Nachweis“ zählt die Einträge, die auf „konform“ stehen, ohne dass je eine Überprüfung dokumentiert wurde. Steht dort mehr als eine Null, erscheint über der Liste ein Warnhinweis mit genau dem Satz, der sonst im Audit fällt: Ohne Datum und Verantwortlichen ist das eine Behauptung, kein Nachweis. Daneben stehen die Zahl der nicht oder teilweise erfüllten Vorschriften und die überfälligen Überprüfungen – der Zustand des Katasters in vier Zahlen, bevor jemand die erste Zeile liest.
Die Überprüfung selbst ist ein dokumentierter Vorgang statt eines stillen Zellen-Updates: Sie halten fest, wer wann mit welchem Ergebnis geprüft hat – und die App errechnet aus dem hinterlegten Prüfintervall automatisch den nächsten Termin. Die Frist entsteht also aus der Prüfung, nicht aus einer Spalte, die jemand pflegen müsste. Wird eine Vorschrift als nicht oder nur teilweise erfüllt bewertet, bietet die App den nächsten Schritt direkt an: Die Nichterfüllung wird per Klick als Risiko ins Risikoregister übernommen und dort mit Maßnahmen verfolgt – genau die Verbindung von Kapitel 4.2 zu Kapitel 6.1, die der Auditor sehen will. Und für das Audit selbst gibt es den Filter „Nur mit Handlungsbedarf“ und eine Druckausgabe des kompletten Katasters.
Ehrlich bleiben muss man an einer Stelle: Welche Vorschriften für Ihr Unternehmen gelten und ob sich eine davon geändert hat, weiß auch eine Software nicht von selbst – die Rechtsbeobachtung bleibt eine Aufgabe von Menschen, typischerweise beim jeweiligen Verantwortlichen. Aber das System sorgt dafür, dass diese Aufgabe einen Termin, einen Namen und einen Nachweis hat. Das ist der Unterschied zwischen einer Liste und einem Prozess.
Fazit
Ein Rechtskataster ist erst dann etwas wert, wenn jede Konformitätsaussage ein Datum, einen Namen und eine nächste Frist trägt. Die ISO 9001 verlangt kein bestimmtes Formular – aber sie verlangt, gesetzliche und behördliche Anforderungen zu bestimmen, zu überwachen und zu überprüfen, und aus Lücken Risiken abzuleiten. Warum eine Excel-Liste solche Daueraufgaben strukturell verliert, beschreibt der Grundlagenbeitrag „Warum ein Qualitätsmanagement aus Excel Sie das Zertifikat kosten kann„.
Wenn Sie wissen möchten, wie viele Ihrer „Konform: Ja“-Einträge einen Nachweis hätten, wenn morgen jemand fragt – gehen wir Ihr Kataster gemeinsam durch: In einem kostenlosen Erstgespräch nehmen wir Ihre Liste zur Hand und zeigen Ihnen an der QVM Audit-Software, wie daraus ein geführter Prüfrhythmus wird.
Schreibe einen Kommentar